View job here

De functie binnen de organisatie

Vivalis vormt de Administratie van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie (GGC). 

Met de opdracht het leven van alle Brusselaars te verbeteren op het vlak van welzijn en gezondheid, streeft Vivalis ernaar de referentieadministratie te worden in die materies.

Vivalis brengt een honderdtal medewerkers/medewerksters bijeen in een actieve, tweetalige administratie waar deskundigheid, zin voor samenwerking, gelijke behandeling en zorg voor dienstverlening aan burgers de kernwaarden zijn.

Vivalis bestaat uit vier directies, een studiedienst en een dienst Communicatie:

  • 'Gezondheid en Bijstand aan Personen': erkenningen van instellingen toekennen en vernieuwen, subsidies toekennen, nieuwe ordonnanties of besluiten uitwerken enz.;
  • 'Controle': controleert de door de GGC erkende of gesubsidieerde instellingen administratief en financieel;
  • 'Coördinatie en Procedures': levert transversale diensten om de andere directies te ondersteunen (HRM, administratieve coördinatie, juridische dienst, Infrastructuur);
  • 'Begroting en Financiën': controleert de naleving van de vastgestelde budgetten en het goede beheer van de uitgaven;
  • Het 'Observatorium voor Gezondheid en Welzijn': een studiedienst.

De directie 'Coördinatie & Procedures' bestaat uit een multidisciplinair team, dat is onderverdeeld in vier diensten:

  • 'Coördinatie & Transversale Ondersteuning';
  • 'Human Resources';
  • 'Infrastructuur';
  • 'Procedures & Juridische ondersteuning'.

De belangrijkste taak van deze directie is het verlenen van de nodige administratieve, juridische en functionele ondersteuning aan alle directies van Vivalis. Deze houdt zich eveneens bezig met subsidies voor de financiering van de bouw en renovatie van ziekenhuizen en instellingen voor gezondheidszorg.

De dienst 'Coördinatie & Transversale Ondersteuning' is vooral verantwoordelijk voor:

  • De administratieve en logistieke ondersteuning van andere directies en diensten, alsmede de ontwikkeling van interne administratieve procedures;
  • Het gecentraliseerd beheer van contracten en overheidsopdrachten;
  • De ontwikkeling en harmonisatie van standaarddocumenten, procedures en interne processen;
  • De methodologie aangaande projectmanagement;
  • Het archiefbeheer in samenhang met de taxonomie die documenten classificeert en de bewaartermijn ervan.

De attaché zal worden toegewezen aan de dienst 'Coördinatie & Transversale ondersteuning' van de directie 'Coördinatie & Procedures'. De attaché werkt onder toezicht van de eerste attaché dienstverantwoordelijke van de directie 'Coördinatie & Procedures'.

Opdrachten verbonden aan de functie

De attaché binnen de dienst 'Coördinatie & Transversale ondersteuning' zal verantwoordelijk zijn voor:

  • Het samenwerken binnen de cel Overheidsopdrachten, bijdragen tot de analyse en de opvolging van dossiers, de agenten van de eenheid ondersteunen en de verschillende diensten adviseren;
  • Het samenwerken binnen de cel PMO deelnemen aan projecten of optreden als projectleider, bijdragen tot de uitvoering van de planning en de jaarlijkse prioriteiten tussen de administratie en Iriscare;
  • Het deelnamen aan de ontwikkeling van een volledige samenwerking met de andere diensten en directies van Vivalis, zorgen voor de opvolging van de dossiers in het kader van de samenwerkingsprotocollen met de algemene diensten van Iriscare (onze zusterinstelling);
  • Het opvolgen van correspondentie, dossiers en werkprocedures om documenten en procedures in overeenstemming te brengen met de kwaliteitsnormen;
  • Het controleren, aanpassen en verbeteren van de kwaliteit van uitgaande documenten door hun inhoud en vorm te controleren;
  • Het evalueren, aanpassen en verbeteren van communicatie- en werkprocedures.

Als attaché binnen de dienst 'Coördinatie & Transversale ondersteuning' vereist de functie:

  • Het bijdragen tot de oprichting en de goede werking van zijn dienst, in rechtstreekse lijn met de hiërarchie;
  • Het adviseren, ondersteunen en informeren van zijn dienstverantwoordelijke en directeur op operationeel niveau met oog voor kwaliteit, om een bijdrage te leveren aan de bevoegdheden die aan de dienst 'Coördinatie en Transversale ondersteuning' gedelegeerd zijn;
  • Het bijdragen tot de ontwikkeling van de deskundigheid binnen de administratie, in het kader van de bevoegdheden van de afdeling;
  • Het meewerken aan de uitschrijving en operationele opvolging van overheidsopdrachten, alsook van aankoopprocedures, met inachtneming van het geldende rechtskader.

Profiel

  • De kandidaat voor een functie als attaché moet in het bezit zijn van een diploma hoger onderwijs van het lange type (licentiaat of master), bij voorkeur in rechten;
  • Ervaring betreffende overheidsopdrachten is een pluspunt;
  • Ervaring met projectbeheer is een pluspunt;
  • Ervaring met transversale ondersteuning, procedures aangaande kwaliteitscontroles is een pluspunt;
  • Ervaring in een overheidsadministratie of kennis van de overheidsadministratie is een troef;
  • Kennis van de tweede Brusselse taal is een pluspunt;
  • Gewenste kwaliteiten: deskundig adviseur, informatiebeheerder, projectleider of medewerker/medewerkster, dossierbeheerder, vertegenwoordiger/vertegenwoordigster van Vivalis.

Wat wij aanbieden voor deze functie

  • Weddeschaal A101 [min. 49.331,34 € ; max. 87.821,88 €] geïndexeerd volgens het huidige stijgingscoëfficiënt (2,1647 op 01/03/2026);
  • Maaltijdcheques met een nominale waarde van 8 euro per gewerkte dag (met inhouding van 1,09 euro);
  • Hospitalisatieverzekering, met inbegrip van kind(eren) en echtgeno(o)t(e) (tot en met 66 jaar);
  • Vlot bereikbaar met het openbaar vervoer;
  • Gratis openbaar vervoer voor het woon-werktraject;
  • Mogelijkheid tot een fietsvergoeding en/of een Villo! Abonnement;
  • Flexibel uurrooster in de 38-urenweek;
  • Mogelijkheid tot telewerken;
  • 35 dagen verlof per jaar;
  • Sociale dienst (collectieve en individuele voordelen van culturele, sportieve, recreatieve of feestelijke aard);
  • Tal van opleidingsmogelijkheden;
  • Mogelijkheid om interessante tweetaligheidstoelagen te verkrijgen.

Sollicitatieprocedure

Alle kandidaatstellingen moeten het volgende omvatten:

  • het referentienummer van deze procedure: 2025_CAT_A1_08;
  • een motivatiebrief met een toelichting over de kwalificaties en ervaring die de kandidaat kan voorleggen met betrekking tot de functie;
  • een bijgewerkt CV.

Elke kandidaatstelling moet via de link https://vivalis.softgarden.io/ verzonden worden ten laatste op 16/08/2026 voor middernacht. Alle informatie betreffende de inhoud van de functie, de procedure en de gelijkwaardigheid van graden kan worden verkregen bij Mevr. Tiffany Pauwels, Administratief assistente - Dienst HR 02/552 01 11 of Mevr. Charlot Simoens, Administratief assistente - Dienst HR 02/552 01 33.

Alleen volledige sollicitaties (cv en motivatiebrief) worden in aanmerking genomen. Een eerste selectie zal worden gemaakt op basis van de ontvangen sollicitaties. Kandidaten die het beste aan het vereiste profiel voldoen, worden telefonisch uitgenodigd voor een gesprek met een selectiecommissie. Deze gesprekken zullen plaatsvinden van 24/08/2026 tot 04/09/2026 in persoon (bij uitzondering kan de administratie beroep doen op videoconferentie). Uitstel van datum is niet mogelijk.

Aanwervingsprocedure:

De kandidaten moeten vooraf een schriftelijke test afleggen, op afstand, om hun technische vaardigheden te beoordelen. Deze test duurt 45 minuten en moet uiterlijk om 18u de dag voor het sollicitatiegesprek afgewerkt en ingediend zijn. Het afleggen van deze schriftelijke test is verplicht om over te gaan naar de volgende fase en deel te nemen aan het selectiegesprek.

Het selectiegesprek vindt plaats ten overstaan van een selectiecommissie die de test zal hebben ontvangen en doorgenomen. Het gesprek duurt ongeveer 45 minuten en heeft als doel de beroepsbekwaamheden te analyseren in relatie tot de vereisten van de functie, de kennis van onze administratie alsook de motivatie, interesses en affiniteiten met het werkterrein.

Sommige van de vraagstellingen zijn geformuleerd aan de hand van de STAR-methode. De STAR-methode is een semi-gestructureerde gedragsgerichte interviewtechniek, waarbij STAR staat voor Situatie, Taak, Actie en Resultaat. Voor elke competentie vragen we je om een (professionele) situatie te beschrijven die je zelf hebt meegemaakt.  Daarna vragen we je om je taken of rol in die situatie toe te lichten en ook de acties die je toen hebt ondernomen. Tot slot vragen we je om het bekomen eindresultaat te beschrijven.  

Als u een handicap hebt en bepaalde aanpassingen nodig hebt om aan de selectieprocedure te kunnen deelnemen, kunt u vóór 16/08/2026 contact opnemen met mevrouw Tiffany Pauwels, hetzij per e-mail via jobs@vivalis.brussels, hetzij per telefoon 02/552 01 11. Kandidatuurstellingen die naar dit mailadres verstuurd worden, zullen niet in aanmerking komen.

De persoonsgegevens die in het kader van deze vacature worden meegedeeld via Softgarden, zijn uitsluitend bestemd voor de aanwerving voor de hierboven beschreven functie. De informatie zal alleen worden verwerkt ten behoeve van deze vacature en zal in geen geval aan derden worden doorgegeven. Softgarden zal deze gegevens dan ook niet langer bewaren dan nodig is om deze aanwerving te verwerken. Indien u vragen hebt over gegevensbescherming, of indien u uw gegevens wenst te corrigeren of bezwaar wenst te maken, aarzel dan niet contact op te nemen met de verantwoordelijke voor gegevensbescherming op het volgende adres: dataprotection@vivalis.brussels.