De projectbeheerder maakt deel uit van het team dat verantwoordelijk is voor het opzetten van de databank over de sociale- en gezondheidsvoorzieningen in Brussel en voor het wijzigen en valideren van de gegevens.
Deze werkt samen met de projectmanagers bij het uitvoeren van hun taken en draagt bij aan alle taken die gericht zijn op het ontwikkelen en bijwerken van de databank over sociale- en gezondheidsvoorzieningen in het Brussels Gewest.
De administratief assistent - projectbeheerder zal hoofdzakelijk de volgende opdrachten hebben:
• Herstructureren van de gegevens van de organisaties en hun diensten zoals die in de huidige database staan;
• Onderzoeken en verifiëren van de informatie via websites, databases en andere bronnen;
• Het nauwkeurig coderen en structureren van de gegevens in de nieuwe database;
• Brainstormen met het team over verbeteringen om beter aan de behoeften van gebruikers te voldoen;
• Het contacteren van operatoren om informatie te valideren;
• Deelnemen aan het testen van het gebruik van de tool met actoren uit de sociale gezondheidszorg in Brussel.
Als administratief assistent - projectbeheerder, vereist de functie:
• Zorgen voor de kwaliteit van de gegevens die in de database worden ingevoerd;
• Garanderen van de relevantie van gegevens die aan gebruikers worden gecommuniceerd;
• Zorgen dat het uitgevoerde werk consistent is met de door het team gedefinieerde processen;
• Bijdragen aan discussies over het verbeteren van werkprocessen.
Als adviseur, vereist de functie:
• Te zorgen voor volledige en duidelijke adviezen en raad, die mee te delen en die te verwoorden;
• Te zorgen voor een uitwisseling met interne en externe partners, daarbij zijn communicatie aan te passen aan de gesprekspartner en het meest geschikte communicatiekanaal daartoe te gebruiken;
• Interne of externe partners in kennis te stellen van problemen bij de toepassing van wet- of regelgeving en de hieruit opgedane praktische ervaring te benutten ten gunste van die partners, met name bij het aanpassen van wet- of regelgeving.
Als ondersteunend medewerker voor het dossierbeheer, vereist de functie:
• Toe te zien op de volledigheid van de dossiers die de directie behandelt, door de relevante informatie en stukken te bundelen, te verwerken, te ordenen en te archiveren;
• De procedure voor de verwerking van de dossiers te kiezen en na te leven;
• De relevante informaticatoepassingen te gebruiken en de beheersinstrumenten up-to-date te houden (invoeren in de verschillende bestanden, regelmatig bijwerken, een stand van zaken opmaken, enz.);
• Actief deel te nemen aan teamvergaderingen en de collectieve verwerking van dossiers door de dienst te faciliteren;
• Standaardbrieven en formulieren te controleren en aan te passen aan de evoluties van processen.
Als procesdeskundige, vereist de functie:
• De processen van de directie te analyseren, kritieke fases te identificeren en verbetervoorstellen te formuleren;
• De sleutelprocessen te beschrijven en te documenteren;
• Toe te zien op de toepassing van goedgekeurde verbeteringen;
• Bij te dragen tot het bijwerken, verbeteren en creëren van processen die nuttig zijn voor de directie.
Als ondersteunend medewerker voor kennismanagement, vereist de functie:
• Op een passende manier gegevens over de materies die de directie beheert te bundelen, te controleren en te consolideren;
• De nodige kennis te verwerven om de dossiers correct te verwerken en op te volgen. Dit omvat het gebruik van digitale beheersinstrumenten;
• Informatie die nuttig is voor de dienst en elektronische gegevens te organiseren, te bewaren en bij te werken (bestanden, mappen en databanken);
• De administratieve procedure voor papieren of elektronische klassering te volgen, zodat de toegankelijkheid van de gegevens wordt gewaarborgd, zowel voor de dienst als voor zijn klanten;
• Alle verzoeken om informatie van medewerkers en burgers te beantwoorden, ofwel door zelf te antwoorden, ofwel door hen door te verwijzen naar de bevoegde instantie.
