Le Chargé de missions sera intégré dans l'équipe en charge de la construction de la base de données relative à l'offre socio-sanitaire à Bruxelles, de la modification et de la validation des données.
Il collaborera avec les gestionnaires de projets dans la réalisation de leurs missions et contribuera à l'ensemble des missions visant à assurer le développement et la mise à jour de la base de données relatives à l'offre socio-sanitaire en Région bruxelloise. .
L'assistant administratif - chargé de mission aura notamment pour missions de :
• Restructurer les données des organisations et de leurs services telles qu'elles figurent dans la base de données actuelle ;
• Rechercher et vérifier les informations via des sites web, bases de données et autres sources ;
• Encoder et structurer les données avec précision dans la nouvelle base ;
• Réfléchir avec l’équipe à des améliorations pour mieux répondre aux besoins des utilisateurs ;
• Participer à la prise de contact avec les opérateurs en vue de valider les informations ;
• Participer aux démarches de testing de l'utilisation de l'outil avec des acteurs social-santé à Bruxelles.
En tant qu'assistant administratif - chargé de mission, la fonction exige de :
• S'assurer de la qualité des données introduites dans la base de données ;
• Garantir le caractère pertinent des données communiquées aux utilisateurs ;
• Veiller à la cohérence du travail réalisé avec les processus définis par l'équipe ;
• Contribuer à la réflexion relative à l'amélioration des processus de travail.
En tant que conseiller, la fonction exige de
• Accompagner, informer et formuler des conseils ou des avis complets et clairs ;
• Entretenir des interactions avec les partenaires internes et externes, en sachant adapter sa communication à l’interlocuteur et en utilisant la voie de communication la plus adéquate à cet effet ;
• Informer les partenaires internes ou externes des difficultés d’application de la réglementation ou de la législation et mettre l’expérience issue de la pratique au profit de ces partenaires, lors notamment de l’adaptation de la réglementation ou de la législation.
En tant que soutien à la gestion de dossiers, la fonction exige de :
• Veiller à ce que les dossiers traités par la direction soient complets en assemblant, traitant ordonnant et archivant les informations et pièces pertinentes ;
• Sélectionner et respecter la procédure à laquelle sont soumis les dossiers à traiter ;
• Utiliser les applications informatiques ad hoc et tenir à jour les outils de gestion (encodage dans les différents fichiers, mises à jour régulières, élaboration d’état des lieux, …) ;
• Participer activement aux réunions d'équipes et faciliter le traitement collectif des dossiers par le service ;
• Contrôler en adaptant les lettres-types et les formulaires en fonction des évolutions des processus.
En tant qu’expert des processus, la fonction exige de :
• Analyser les processus de la direction, identifier les phases critiques, formuler des propositions d’amélioration ;
• Décrire et documenter les processus-clefs ;
• Veiller à la mise en œuvre des améliorations validées ;
• Contribuer à la mise à jour, l'amélioration et la création des processus utiles à la direction.
En tant que soutien à la gestion de connaissances, la fonction exige de :
• Réunir, vérifier, actualiser et consolider, sous une forme adéquate, les données concernant les matières gérées par la direction ;
• Acquérir les connaissances nécessaires pour le traitement et le suivi corrects des dossiers, notamment l’utilisation des outils de gestion informatique ;
• Organiser, conserver et mettre à jour les informations utiles au service ainsi que les données électroniques (fichiers, répertoires et banques de données) ;
• Suivre la procédure administrative en matière de classement papier ou électronique afin d’assurer l’accessibilité des données (apposition d’étiquettes, réalisation d’index, …), tant pour le service que pour ses clients ;
• Répondre à toute demande d’informations des collaborateurs, des citoyens, en répondant directement ou en dirigeant vers l’instance compétente.
