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La fonction au sein de l'organisation

Toute référence, dans le cadre de la présente sélection, à une personne d'un genre donné s'entend également comme faite à une personne de tout autre genre.

Vivalis est l’Administration de la Commission communautaire commune (Cocom). 

Ayant la mission d'améliorer la vie de tous les Bruxellois sur le plan social et de la santé, elle a l'ambition de devenir l'administration de référence dans ces matières.

Vivalis rassemble une centaine de collaborateurs au sein d’une administration active, bilingue, où l'expertise, le sens de la collaboration, l'égalité de traitement et le souci du service aux citoyen sont les valeurs centrales.

Vivalis se compose de quatre directions, d’un service d’étude et d'un service "Communication" :

  • "Santé & Aide aux Personnes" : octroi et renouvellement des agréments des institutions, octroi de subsides, élaboration de nouvelles ordonnances ou d’arrêtés, ... ;
  • "Contrôle" : contrôle administratif et contrôle financier des institutions agréées ou subventionnées par la Cocom ;
  • "Coordination & Procédures" : services transversaux d’appui aux autres directions (RH, coordination administrative, service juridique, Infrastructure) ;
  • "Budget & Finances" : contrôle du respect des budgets fixés et de la bonne gestion des dépenses ;
  • L' "Observatoire de la Santé et du Social", un service d’étude.

Le premier attaché expert 'coordination et stratégie' travaillera sous la supervision directe du Fonctionnaire dirigeant.

Les mission liées à la fonction

Le premier attaché expert est associé à la réflexion sur la vision et les objectifs stratégiques de Vivalis, en veillant à ce que son expertise "métier" soit prise en compte. À ce titre, il participe activement aux décisions et avis rendus par le Comité de Direction et au suivi des projets stratégiques pilotés par celui-ci.

Il s'implique particulièrement dans les analyses et les projets en lien avec son expertise "métier".

Il coordonne, pilote et/ou met en œuvre les projets stratégiques. 

Il participe au développement et à l'organisation de l'administration. Il collabore avec les autres membres de la direction générale et notamment avec les collaborateurs PMO.

Il soutient la direction générale dans l'organisation quotidienne.

Il participe au développement des relations avec les administrations et organismes partenaires.

Il est un partenaire de choix des cabinets ministériels et doit pouvoir adapter son expertise et celle des porteurs de projets avec lesquels il collabore, aux évolutions politiques ainsi que coordonner des réseaux d’acteurs autour de ces sujets.

Il est notamment chargé de compétences telles que :

  • La coordination, le pilotage, la mise en place et le suivi des projets stratégiques de Vivalis ;
  • La coordination des grands projets, principalement liés à la gestion numérique des données ;
  • Le soutien au change management ;
  • Le développement des collaborations avec les autres administrations principalement bruxelloises et le cas échéant avec les acteurs dans les matières relevant de Vivalis ;
  • Le soutien de la direction générale dans l'organisation de l'administration.

Les domaines de responsabilité 

En tant que premier attaché expert dans la cellule coordination et stratégie à la direction générale, la fonction exige de :

  • De proposer à la direction générale une stratégie de gouvernance des données socio-sanitaires et de coordonner sa mise en œuvre, notamment en coordonnant les développeurs et autres métiers IT et les métiers "IT" et les collaborateurs "métier", afin d'atteindre les objectifs fixés;
  • D'établir le projet de feuille de route informatique annuelle et pluriannuelle et le budget y afférent;
  • De participer au développement du PMO Vivalis;
  • Mettre en œuvre les nouvelles politiques décidées par les Ministres ;
  • Présenter et défendre les objectifs stratégiques et opérationnels de la Direction générale ;
  • Développer un centre d’expertise capable de conseiller, documenter et informer tant ses partenaires internes, qu’externes (autres administrations, A.S.B.L. partenaires, institutions, cabinets ministériels, autorités politiques locales, communautaires, régionales et fédérales, ...) ;
  • Créer des collaborations efficaces et durables en interne (en mobilisant toutes les ressources de l’institution) et en externe en veillant à une communication constructive avec nos différents partenaires (cabinets ministériels, Iriscare, d’autres administrations ou des A.S.B.L. partenaires, autorités communales, régionales, communautaires ou fédérales, …) ;
  • Proposer, conceptualiser et mettre en œuvre des politiques opérationnelles pour atteindre ces objectifs ;
  • Traiter des dossiers spécifiques "stratégie et grands projets".

En tant que conseiller stratégique au sein de la direction générale, la fonction exige de :

  • Conseiller la hiérarchie et formuler des propositions lors de la définition des choix et objectifs stratégiques, lors de l’évaluation des actions opérationnelles, ainsi que lors de la détermination des corrections éventuelles ;
  • Coordonner la concertation pour les plans d'action concrets de manière à atteindre les objectifs stratégiques et opérationnels dévolus à sa cellule ;
  • Assurer le rapportage auprès de la hiérarchie et des partenaires externes, notamment à propos de l’exécution des protocoles d'accord avec Iriscare ;
  • Contribuer au développement d’autres projets, en prenant activement part à des groupes de travail et en les conseillant ainsi que les services et les directions qui font appel à son expertise ;
  • Développer d'initiative ses connaissances dans les domaines connexes, afin de renforcer son expertise, ses compétences et sa capacité de travail ;
  • Traiter les projets de réponse aux questions parlementaires.

En tant que coach de différents porteurs de projet ou collaborateurs, la fonction exige de :

  • Proposer, concevoir, coordonner et mener à terme des projets en sollicitant les compétences de l’équipe et en la fédérant autour d’un objectif commun ;
  • Faire en sorte que l’équipe tende toujours à l’amélioration et la modernisation en élaborant des processus et des outils informatiques sous forme de projets, communications ou simples consignes dans le but de lui permettre d’être réactive et efficace dans la mise en œuvre des orientations stratégiques définies pour la cellule ;
  • Coordonner et superviser les activités de la cellule en donnant des directives claires, des informations pertinentes aux collaborateurs tout en leur offrant un retour critique et constructif sur leur travail ;
  • Motiver les collaborateurs en les aidant à développer leurs aptitudes et en valorisant leurs suggestions intéressantes (communication ascendante et intelligence collective) afin que les compétences de tous participent à l’excellence de Vivalis ;
  • Superviser les prévisions et les ajustements budgétaires annuels et s'assurer du rapportage régulier de l’utilisation du budget ;
  • Rendre compte de manière argumentée de sa mission en interne comme à l’extérieur, à l’écrit comme à l’oral.

En tant que coordinateur, la fonction exige de :

  • Contribuer à la réussite des projets et des groupes de travail inter services ou intra service notamment en entretenant des contacts transversaux avec des collègues coordinateurs, en tenant le rôle de sponsor ou de stakeholder ;
  • Attribuer des tâches et des responsabilités adaptées à chaque collaborateur en vue d’atteindre les objectifs ;
  • Communiquer les informations utiles aux partenaires internes au moyen des outils prévus à cet effet (documents, chartes, groupes de pilotage, …) ;
  • Assurer une méthode de travail homogène dans la confection tant des documents transmis à l'extérieur de la cellule que de ceux qui sont d'usage interne à la cellule.

En tant que représentant, la fonction exige de :

  • Entretenir des relations de confiance avec les membres du Collège réuni ;
  • Participer ou se faire représenter aux réunions relevant de son domaine de compétences, ;
  • Représenter sa cellule, sa direction, Vivalis ou les fonctionnaires dirigeants dans des instances internes et externes afin de valoriser le point de vue de l’administration notamment devant les instances politiques de la Cocom (membres du Collège, commissions ou séances plénières de l’Assemblée réunie) ou devant les autorités administratives ou politiques fédérales, régionales ou communautaires ;
  • Assumer le rôle de personne de contact au sein de différents réseaux formels et informels ;
  • Alimenter une communication régulière et efficace - principalement dans les domaines de compétence partagés - avec Iriscare (notre institution sœur) sur le territoire bruxellois et valoriser l’image de la Cocom.

En tant que facilitateur, la fonction exige de :

  • Être à l'écoute des équipes pour des problèmes personnels, psychologiques, sociaux, professionnels ou privés afin de favoriser un bon climat de travail ;
  • Ne pas hésiter à orienter, le cas échéant, les personnes concernées vers l’instance adéquate (p.ex. : le service des Ressources Humaines ou le SEPPT) ;
  • Chercher une solution aux problèmes (désaccords, conflits, malentendus, problèmes personnels, absentéismes répétés) ;
  • Veiller, de manière assertive, à éviter qu’un conflit ne s’enracine.

Profil

  • Diplôme demandé ou équivalence : Le candidat à l’emploi de "premier attaché expert" - responsable de la cellule "stratégie et grands projets" doit être porteur d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type long (master ou licence).
  • Expérience requise : minimum 6 ans d’expérience dans une fonction ou un domaine d’activité analogue
  • Qualités recherchées: conseiller stratégique, coach de différents porteurs de projet ou collaborateurs, coordinateur, facilitateur, représentant de Vivalis
  • Une expérience ou une connaissance en gouvernance de la donnée est un atout ;
  • Une expérience dans une administration publique ou une connaissance de l'administration publique est un atout ;
  • La maîtrise de la deuxième langue bruxelloise est un sérieux atout.

Ce que nous offrons pour cette fonction

  • Barème A220 [min. 72.194,05 €; max. 116.860,43 €] indexé selon le coefficient d’augmentation en vigueur (2,0807 au 01/06/2024) ;
  • Chèques-repas d’une valeur faciale de 8 euros par jour presté (avec une retenue de 1,09 €) ;
  • Assurance hospitalisation, en ce compris, enfant(s) et conjoint (jusqu’à 66 ans inclus) ;
  • Accessibilité aisée via les transports en commun ;
  • Gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail ;
  • Possibilité d’une indemnité vélo et ou d’un abonnement Villo! ;
  • Horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine ;
  • Possibilité de télétravailler ;
  • 35 jours de congé par an ;
  • Service social (avantages collectifs et individuels de nature culturelle, sportive, récréative ou festive) ;
  • Nombreuses possibilités de formation ;
  • Possibilité de bénéficier d’allocations de bilinguisme avantageuses.

Modalités de candidature

Tout acte de candidature comporte :

  • le numéro de référence de cette procédure : 2024_DG_A2E_07 ;
  • une lettre de motivation contenant un exposé des titres et expériences que le candidat fait valoir pour postuler à l'emploi ;
  • un CV à jour.

Chaque candidature doit être envoyée vie le lien https://vivalis.softgarden.io/ pour le 22/11/2024 à minuit. Tout renseignement relatif au contenu de la fonction, à la procédure et à l’équivalence des grades peut être obtenu auprès de Madame Tiffany Pauwels, Assistante administrative - Service RH 02/552 01 11 ou de Madame Charlot Simoens, Assistante administrative - Service RH 02/552 01 33.

Seules les candidatures complètes (CV et lettre de motivation) seront prises en compte. Une première sélection se fera sur base des candidatures reçues. Les candidats correspondants le mieux au profil requis seront invités par téléphone à participer à un entretien devant une commission de sélection. Ces entretiens se tiendront du 02/12/2024 au 13/12/2024 en présentiel (l'administration peut exceptionnellement recourir au distanciel). Aucun report de date ne sera possible.

Déroulement du recrutement :

Les candidats devront réaliser un test écrit préalable, à distance, qui visera à évaluer leurs compétences techniques. Il durera 90 minutes et devra être finalisé et nous être renvoyé, au plus tard, la veille de l'entretien, à 18:00.

L'entretien de sélection se tiendra devant une commission de sélection qui aura pris connaissance du test. Il durera 45 minutes environ et visera à analyser les compétences professionnelles en rapport avec les exigences de la fonction, la connaissance de notre administration ainsi que la motivation, les intérêts et affinités avec le domaine d'activité.

Certaines questions de l'entretien sont formulées selon la méthode STAR. La méthode STAR est une technique d'entretien comportemental semi-structurée, où STAR signifie Situation, Tâche, Action et Résultat. Il vous est demandé pour chaque compétence, de décrire une situation (professionnelle) que vous avez vécue. Ensuite, vous êtes invité à développer les tâches, votre rôle et les actions que vous avez prises dans cette situation. Enfin, il vous est demandé de décrire le résultat final obtenu.

Si vous êtes porteur d'un handicap et que vous avez besoin de certains aménagements pour pouvoir participer à la procédure de sélection, vous pouvez prendre contact avant le 22/11/2024 avec Madame Charlot Simoens soit par mail via jobs@vivalis.brussels, soit par téléphone 02/552.01.33. Les candidatures envoyées à cette adresse mail ne seront pas prises en considération.

Les données à caractère personnel transmises via Softgarden dans le cadre de cette annonce ont pour unique finalité de procéder au recrutement de l’emploi décrit ci-dessus. Elles ne seront traitées que pour la présente annonce et ne seront en aucun cas transmises à des tiers. Softgarden ne conserverais donc ces données que le temps nécessaire au traitement de ce recrutement. Pour toute question concernant la protection des données et en cas de souhait d'exercice de votre droit d'accès à vos données, de rectification ou d'opposition, n’hésitez pas à prendre contact avec la personne déléguée à la protection des données à l’adresse : dataprotection@vivalis.brussels. Les candidatures envoyées à cette adresse mail ne seront pas prises en considération.