De functie binnen de organisatie

In het kader van deze selectie is elke verwijzing naar een persoon van een bepaald geslacht bedoeld als een verwijzing naar een persoon van om het even welk geslacht.

Vivalis vormt de administratie van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie.

Met de opdracht het leven van alle Brusselaars op sociaal en gezondheidsvlak te verbeteren, streeft Vivalis ernaar de referentieadministratie te worden in deze materies.

Concreet interesseert Vivalis zich meer specifiek voor:

Iedereen die gebruik maakt van de diensten van de instellingen voor gezondheid en bijstand aan personen op het Brusselse grondgebied (sociale hulp, nieuwkomers, jeugdbescherming, ouderen, enz.);
Alle sporters die deelnemen aan evenementen in Brussel of deel uitmaken van de Brusselse "doelgroep" in het kader van de dopingbestrijding;
Personen die besmet zijn of kunnen zijn met een besmettelijke ziekte;
De eerstelijnszorg (huisartsen enz.) en honderden instellingen en tweetalige diensten (ziekenhuizen, OCMW's, zorgdiensten, opvangcentra enz.) die actief zijn in de gezondheidszorg en bijstand aan personen in het Brussels Gewest.

Vivalis brengt een honderdtal medewerkers bijeen in een actieve, tweetalige administratie waar deskundigheid, zin voor samenwerking, gelijke behandeling en zorg voor dienstverlening aan burgers de kernwaarden zijn.

Vivalis bestaat uit vier directies, een studiedienst en een dienst Communicatie:

'Gezondheid en Bijstand aan Personen': erkenningen van instellingen toekennen en vernieuwen, subsidies toekennen, nieuwe ordonnanties of besluiten uitwerken enz.;
'Controle': controleert de door de GGC erkende of gesubsidieerde instellingen administratief en financieel;
'Coördinatie en Procedures': levert transversale diensten om de andere directies te ondersteunen (HRM, administratieve coördinatie, juridische dienst, Infrastructuur);
'Begroting en Financiën': controleert de naleving van de vastgestelde budgetten en het goede beheer van de uitgaven;
Het 'Observatorium voor Gezondheid en Welzijn': een studiedienst.

De directie 'Gezondheid en Bijstand aan Personen' omvat uiteenlopende beroepsprofielen: juristen, artsen, verpleegkundigen, gezondheidsspecialisten, enz. werken er naast elkaar. Haar strategische opdracht is streven naar een kwalitatief en voor iedereen toegankelijk geïntegreerd systeem voor gezondheid en bijstand aan personen in Brussel.

Deze directie wordt onderverdeeld naargelang de behandelde sectoren:

Gezondheid:
- Zorginstellingen (ziekenhuizen, psychiatrische verzorgingstehuizen, initiatieven van beschut wonen), patiëntenrechten en eHealth;
- Eerstelijns- en ambulante zorg;
- Preventieve geneeskunde (kankeropsporing, vaccinatie, enz.) en overdraagbare ziekten, dopingbestrijding en residuaire bevoegdheden.
Bijstand aan Personen:
- Dakloosheid, Jeugdbescherming en filmkeuring;
- Bijstand aan personen (diensten voor bijstand aan personen, diensten voor justitieel welzijnswerk, inburgering van nieuwkomers, diensten voor schuldbemiddeling, voedselhulp, Roma's, niet gebruik van rechtenenz.), sociale hulpverlening.

De administratief assistent zal werken bij de directie 'Gezondheid en Bijstand aan Personen'. Hij zal meewerken aan de opdrachten van een of meer cellen van de directie en nauw samenwerken met de verantwoordelijken van die cellen.

Opdrachten verbonden aan de functie

De administratief assistent verleent administratieve ondersteuning bij de activiteiten van elk van de medewerkers van de cel(len) waaraan hij wordt toegewezen.

Meer in het bijzonder moet hij administratieve en organisatorische taken organiseren en opvolgen voor een of meer hiërarchische meerderen van de directie 'Gezondheid en Bijstand aan Personen' om hem (hen) te ondersteunen bij de uitvoering van zijn (hun) activiteiten (ziekten met aangifteplicht beheren, screeningprogramma's beheren voor ziekten zoals kanker, dopingbestrijding, enz.)

Als administratief assistent bij de directie 'Gezondheid en Bijstand aan Personen' vereist de functie:

De activiteiten dagelijks coördineren;
Bepalen welke prioriteit vragen, e-mails, dossiers en nota's voor de directie hebben;
Een planning opstellen en de verschillende fasen van een dossier opvolgen, prioriteiten vastleggen, zijn werk organiseren en de taken opvolgen in samenwerking met het diensthoofd;
Actief samenwerken met het diensthoofd om hem te informeren over de voortgang van de aanvragen, hem moeilijkheden te melden, om proactief te zijn en oplossingen voor te stellen;
Deelnemen aan vergaderingen met de sleutelactoren en de agenda en notulen ervan opstellen en verspreiden;
Deelnemen aan de officieuze coördinatie van de regelgeving door het diensthoofd bij te staan bij de opvolging of de veranderingen van de regelgeving en door wijzigingen voor te stellen;
Memo's, adviezen, teksten, documenten, enz. tussen de directie, andere diensten of externe partners ontvangen, verdelen en er correct en op het gepaste moment verslag van uitbrengen.

Als adviseur is het vereist om:

Te zorgen voor volledige en duidelijke adviezen en raad, die mee te delen en die te verwoorden;
Te zorgen voor een uitwisseling met interne en externe partners, daarbij zijn communicatie aan te passen aan de gesprekspartner en het meest geschikte communicatiekanaal daartoe te gebruiken;
Interne of externe partners in kennis te stellen van problemen bij de toepassing van wet- of regelgeving en de hieruit opgedane praktische ervaring te benutten ten gunste van die partners, met name bij het aanpassen van wet- of regelgeving.

Als ondersteunend medewerker voor het dossierbeheer is het vereist om:

Toe te zien op de volledigheid van de dossiers die de directie behandelt, door de relevante informatie en stukken te bundelen, te verwerken, te ordenen en te archiveren;
De procedure voor de verwerking van de dossiers te kiezen en na te leven;
De relevante informaticatoepassingen te gebruiken en de beheersinstrumenten up-to-date te houden (invoeren in de verschillende bestanden, regelmatig bijwerken, een stand van zaken opmaken, enz.);
Actief deel te nemen aan teamvergaderingen en de collectieve verwerking van dossiers door de dienst te faciliteren;
Standaardbrieven en formulieren te controleren en aan te passen aan de evoluties van processen.

Als procesdeskundige is het vereist om:

De processen van de directie te analyseren, kritieke fases te identificeren en verbetervoorstellen te formuleren;
De sleutelprocessen te beschrijven en te documenteren;
Toe te zien op de toepassing van goedgekeurde verbeteringen;
Bij te dragen tot het bijwerken, verbeteren en creëren van processen die nuttig zijn voor de directie.

Als ondersteunend medewerker voor kennismanagement is het vereist om:

Op een passende manier gegevens over de materies die de directie beheert te bundelen, te controleren en te consolideren;
De nodige kennis te verwerven om de dossiers correct te verwerken en op te volgen. Dit omvat het gebruik van digitale beheersinstrumenten;
Informatie die nuttig is voor de dienst en elektronische gegevens te organiseren, te bewaren en bij te werken (bestanden, mappen en databanken);
De administratieve procedure voor papieren of elektronische klassering te volgen, zodat de toegankelijkheid van de gegevens wordt gewaarborgd, zowel voor de dienst als voor zijn klanten;
Alle verzoeken om informatie van medewerkers en burgers te beantwoorden, ofwel door zelf te antwoorden, ofwel door hen door te verwijzen naar de bevoegde instantie.

Profiel

Kandidaten voor de betrekking van administratief assistent moeten in het bezit zijn van een diploma hoger onderwijs van het korte type (graduaat of bachelor);
Gewenste kwaliteiten: adviseur, ondersteunend medeweker voor het dossierbeheer, procesdeskundige, ondersteunend medewerker voor kennismanagement ;
Kennis van de verschillende bevoegdheidsdomeinen van de administratie is een troef (gezondheid of bijstand aan personen);
Ervaring in een overheidsadministratie of kennis van de overheidsadministratie is een troef.
Kennis van de tweede Brusselse taal is een troef.

Wat wij aanbieden voor deze functie

Weddeschaal B101 [min. 34.260,81 € ; max. 61.018,61 €] geïndexeerd volgens het huidige stijgingscoëfficiënt (2,0807 op 01/06/2024);
Maaltijdcheques met een nominale waarde van 8 euro per gewerkte dag (met inhouding van 1,09 euro);
Hospitalisatieverzekering, met inbegrip van kind(eren) en echtgeno(o)t(e) (tot en met 66 jaar);
Vlot bereikbaar met het openbaar vervoer;
Gratis openbaar vervoer voor het woon-werktraject;
Mogelijkheid tot een fietsvergoeding en/of een Villo! abonnement;
Flexibel uurrooster in de 38-urenweek;
Mogelijkheid tot telewerken;
35 dagen verlof per jaar;
Sociale dienst (collectieve en individuele voordelen van culturele, sportieve, recreatieve of feestelijke aard);
Tal van opleidingsmogelijkheden;
Mogelijkheid om interessante tweetaligheidstoelagen te verkrijgen.

Sollicitatieprocedure

Alle kandidaatstellingen moeten het volgende omvatten:

het referentienummer van deze procedure: 2022_BE_B1_22;
een motivatiebrief met een toelichting over de kwalificaties en ervaring die de kandidaat kan voorleggen met betrekking tot de functie;
een bijgewerkt CV.

Elke kandidaatstelling moet via de link https://vivalis.softgarden.io verzonden worden ten laatste op 12/10/2024 voor middernacht. Alle informatie betreffende de inhoud van de functie, de procedure en de gelijkwaardigheid van graden kan worden verkregen bij Mevr. Tiffany Pauwels, Administratief assistente - Dienst HR 02/552 01 11 of Mevr. Charlot Simoens, Administratief assistente - Dienst HR 02/552 01 33.
Alleen volledige sollicitaties (cv en motivatiebrief) worden in aanmerking genomen. Een eerste selectie zal worden gemaakt op basis van de ontvangen sollicitaties. Kandidaten die het beste aan het vereiste profiel voldoen, worden telefonisch uitgenodigd voor een gesprek met een selectiecommissie. Deze gesprekken zullen plaatsvinden van 23/10/2024 tot 31/10/2024 in persoon (bij uitzondering kan de administratie beroep doen op videoconferentie). Uitstel van datum is niet mogelijk.

Aanwervingsprocedure:

De kandidaten moeten vooraf een schriftelijke test afleggen, op afstand, om hun technische vaardigheden te beoordelen. Deze test duurt 30 minuten en moet uiterlijk om 18u de dag voor het sollicitatiegesprek afgewerkt en ingediend zijn.

Het selectiegesprek vindt plaats ten overstaan van een selectiecommissie die de test zal hebben ontvangen en doorgenomen. Het gesprek duurt ongeveer 45 minuten en heeft als doel de beroepsbekwaamheden te analyseren in relatie tot de vereisten van de functie, de kennis van onze administratie alsook de motivatie, interesses en affiniteiten met het werkterrein.

Sommige van de vraagstellingen zijn geformuleerd aan de hand van de STAR-methode. De STAR-methode is een semi-gestructureerde gedragsgerichte interviewtechniek, waarbij STAR staat voor Situatie, Taak, Actie en Resultaat. Voor elke competentie vragen we je om een (professionele) situatie te beschrijven die je zelf hebt meegemaakt. Daarna vragen we je om je taken of rol in die situatie toe te lichten en ook de acties die je toen hebt ondernomen. Tot slot vragen we je om het bekomen eindresultaat te beschrijven.

Als u een handicap hebt en bepaalde aanpassingen nodig hebt om aan de selectieprocedure te kunnen deelnemen, kunt u vóór 12/10/2024 contact opnemen met mevrouw Tiffany Pauwels, hetzij per e-mail via jobs@vivalis.brussels, hetzij per telefoon 02/552 01 11. Kandidatuurstellingen die naar dit mailadres verstuurd worden, zullen niet in aanmerking komen.

De persoonsgegevens die in het kader van deze vacature worden meegedeeld via Softgarden, zijn uitsluitend bestemd voor de aanwerving voor de hierboven beschreven functie. De informatie zal alleen worden verwerkt ten behoeve van deze vacature en zal in geen geval aan derden worden doorgegeven. Softgarden zal deze gegevens dan ook niet langer bewaren dan nodig is om deze aanwerving te verwerken. Indien u vragen hebt over gegevensbescherming, of indien u uw gegevens wenst te corrigeren of bezwaar wenst te maken, aarzel dan niet contact op te nemen met de verantwoordelijke voor gegevensbescherming op het volgende adres: dataprotection@vivalis.brussels. Kandidatuurstellingen die naar dit mailadres verstuurd worden, zullen niet in aanmerking komen.

Solliciteer nu