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La fonction au sein de l'organisation

Toute référence, dans le cadre de la présente sélection, à une personne d'un genre donné s'entend également comme faite à une personne de tout autre genre.

Vivalis est l’Administration de la Commission communautaire commune (Cocom). 

Ayant la mission d'améliorer la vie de tous les Bruxellois sur le plan social et de la santé, elle a l'ambition de devenir l'administration de référence dans ces matières. 

Très concrètement, Vivalis s'intéresse plus spécifiquement :

  • À toutes celles et ceux qui bénéficient des services des institutions de santé et d’aide aux personnes sur le territoire bruxellois (aide sociale, primo arrivants, protection de la jeunesse, troisième âge, …) ;
  • À tous les sportifs participant à des événements à Bruxelles ou faisant partie du "groupe cible" bruxellois, dans le cadre de la lutte contre le dopage ;
  • Aux personnes contaminées ou susceptibles de l’être par une maladie infectieuse ;
  • À la première ligne (médecins généralistes, …), ainsi qu'à plusieurs centaines d’établissements et services (hôpitaux, CPAS, services de soins, centres d’accueil, ...) bilingues actifs dans le domaine de la santé et de l’aide aux personnes en région bruxelloise.

Vivalis rassemble une centaine de collaborateurs au sein d’une administration active, bilingue, où l'expertise, le sens de la collaboration, l'égalité de traitement et le souci du service aux citoyens sont les valeurs centrales.

Vivalis se compose de quatre directions, d’un service d’étude et d'un service "Communication" :

  • "Santé & Aide aux Personnes" : octroi et renouvellement des agréments des institutions, octroi de subsides, élaboration de nouvelles ordonnances ou d’arrêtés, ... ;
  • "Contrôle" : contrôle administratif et contrôle financier des institutions agréées ou subventionnées par la Cocom ;
  • "Coordination & Procédures" : services transversaux d’appui aux autres directions (RH, coordination administrative, service juridique, Infrastructure) ;
  • "Budget & Finances" : contrôle du respect des budgets fixés et de la bonne gestion des dépenses ;
  • L' "Observatoire de la Santé et du Social", un service d’étude.

La direction "Santé & Aide aux Personnes" réunit des profils professionnels variés : juristes, médecins, infirmiers, spécialistes de la santé … s’y côtoient.  Sa mission stratégique est de tendre vers un système de soins de santé et d’aide aux personnes intégré, qualitatif et accessible à tous, à Bruxelles.

Cette direction est structurée en fonction des secteurs suivants : 

  • Santé :
    • Établissements de soins (hôpitaux, maisons de soins psychiatriques, institutions d’habitation protégée), droits du patient et eHealth ;
    • Première ligne et soins ambulatoires ;
    • Médecine préventive (dépistage du cancer, vaccination, …) et maladies transmissibles, lutte contre le dopage et compétences résiduaires.
  • Aide aux personnes :
    • Sans-abrisme, aide à la jeunesse et contrôle des films ;
    • Aide aux personnes (centres d'aides aux personnes, centres d'aides aux justiciables intégration des primo-arrivants, médiation de dettes, aide alimentaire, Rom's, non recours aux droits, …) et aide sociale.

L’assistant administratif travaillera au sein de la direction "Santé & Aide aux Personnes", sera associé aux missions d'une ou plusieurs cellules composant la direction et travaillera en étroite collaboration avec les responsables desdites cellules. 

Les mission liées à la fonction

L’assistant administratif donnera un support administratif aux activités de chacun des collaborateurs de la ou des cellules pour laquelle ou lesquelles il sera affecté.

Il sera plus particulièrement amené à organiser et assurer le suivi des tâches administratives et organisationnelles pour un ou plusieurs supérieur(s) hiérarchique(s) de la direction "Santé & Aide aux Personnes" afin de le(s) soutenir dans l'accomplissement de leurs activités (gestion des maladies à déclaration obligatoire, gestion des programmes de dépistage de maladies telles que le cancer, lutte contre le dopage, …).

En tant qu'assistant administratif au sein de la direction "Santé & Aide aux Personnes", la fonction exige de :

  • Veiller à la coordination journalière des activités ;
  • Définir la priorité des questions, des e-mails, des dossiers, des notes pour la direction ;
  • Établir un planning et s’assurer du suivi des différentes étapes d’un dossier, fixer les priorités, organiser son travail et suivre les tâches en collaboration avec le chef de service ;
  • Collaborer activement avec le chef de service afin de l’informer de l’état d’avancement des demandes, lui faire part des difficultés, se montrer proactif et proposer des solutions ;
  • Participer aux réunions avec les acteurs-clés et en assurer l’ordre du jour, la rédaction des PV et leur diffusion ;
  • Participer à la coordination officieuse de la réglementation en assistant le chef de service dans le suivi ou les changements de la réglementation et suggérer des modifications ;
  • Assurer la réception et la distribution des mémos, des avis, des textes, des documents, ..., entre la direction, les autres services ou les partenaires externes et rapporter correctement et au moment approprié.

En tant que conseiller, la fonction exige de 

  • Accompagner, informer et formuler des conseils ou des avis complets et clairs ;
  • Entretenir des interactions avec les partenaires internes et externes, en sachant adapter sa communication à l’interlocuteur et en utilisant la voie de communication la plus adéquate à cet effet ;
  • Informer les partenaires internes ou externes des difficultés d’application de la réglementation ou de la législation et mettre l’expérience issue de la pratique au profit de ces partenaires, lors notamment de l’adaptation de la réglementation ou de la législation.

En tant que soutien à la gestion de dossiers, la fonction exige de :

  • Veiller à ce que les dossiers traités par la direction soient complets en assemblant, traitant ordonnant et archivant les informations et pièces pertinentes ;
  • Sélectionner et respecter la procédure à laquelle sont soumis les dossiers à traiter ;
  • Utiliser les applications informatiques ad hoc et tenir à jour les outils de gestion (encodage dans les différents fichiers, mises à jour régulières, élaboration d’état des lieux, …) ;
  • Participer activement aux réunions d'équipes et faciliter le traitement collectif des dossiers par le service ;
  • Contrôler en adaptant les lettres-types et les formulaires en fonction des évolutions des processus.

En tant qu’expert des processus, la fonction exige de :

  • Analyser les processus de la direction, identifier les phases critiques, formuler des propositions d’amélioration ;
  • Décrire et documenter les processus-clefs ;
  • Veiller à la mise en œuvre des améliorations validées ;
  • Contribuer à la mise à jour, l'amélioration et la création des processus utiles à la direction.

En tant que soutien à la gestion de connaissances, la fonction exige de :

  • Réunir, vérifier, actualiser et consolider, sous une forme adéquate, les données concernant les matières gérées par la direction ;
  • Acquérir les connaissances nécessaires pour le traitement et le suivi corrects des dossiers, notamment l’utilisation des outils de gestion informatique ;
  • Organiser, conserver et mettre à jour les informations utiles au service ainsi que les données électroniques (fichiers, répertoires et banques de données) ;
  • Suivre la procédure administrative en matière de classement papier ou électronique afin d’assurer l’accessibilité des données (apposition d’étiquettes, réalisation d’index, …), tant pour le service que pour ses clients ;
  • Répondre à toute demande d’informations des collaborateurs, des citoyens, en répondant directement ou en dirigeant vers l’instance compétente.

Profil

  • Le candidat à l’emploi d’assistant administratif doit être porteur d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (graduat ou bachelier) ;
  • Qualités recherchées: conseiller, soutien à la gestion de dossiers, expert des processus, soutien à la gestion de connaissances ;
  • Une connaissance des différents domaines de compétences de l’administration est un atout (santé ou aide aux personnes) ;
  • Une expérience dans une administration publique ou une connaissance de l'administration publique est un atout ;
  • La connaissance de la deuxième langue bruxelloise est un atout.

Ce que nous offrons pour cette fonction

  •       Barème B101 [min. 33.588,99 € ; max. 59.822,11 €] indexé selon le coefficient d’augmentation en vigueur (2,0807 au 01/06/2024) ;
  •         Chèques-repas d’une valeur faciale de 8 euros par jour presté (avec une retenue de 1,09 €) ;
  •         Assurance hospitalisation, en ce compris enfant(s) et conjoint (jusqu’à 66 ans inclus) ;
  •         Accessibilité aisée via les transports en commun ;
  •         Gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail ;
  •         Possibilité d’une indemnité vélo et ou d’un abonnement Villo! ;
  •         Horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine ;
  •         Possibilité de télétravailler ;
  •         35 jours de congé par an ;
  •         Service social (avantages collectifs et individuels de nature culturelle, sportive, récréative ou festive) ;
  •         Nombreuses possibilités de formation ;
  •         Possibilité de bénéficier d’allocations de bilinguisme avantageuses.

Modalités de candidature

Tout acte de candidature comporte :

  • le numéro de référence de cette procédure : 2022_BE_B1_22 ;
  • une lettre de motivation contenant un exposé des titres et expériences que le candidat fait valoir pour postuler à l'emploi ;
  • un CV à jour.

Chaque candidature doit être envoyée vie le lien https://vivalis.softgarden.io pour le 12/10/2024 à minuit. Tout renseignement relatif au contenu de la fonction, à la procédure et à l’équivalence des grades peut être obtenu auprès de Madame Tiffany Pauwels, Assistante administrative - Service RH 02/552 01 11 ou de Madame Charlot Simoens, Assistante administrative - Service RH 02/552 01 33.

Seules les candidatures complètes (CV et lettre de motivation) seront prises en compte. Une première sélection se fera sur base des candidatures reçues. Les candidats correspondants le mieux au profil requis seront invités par téléphone à participer à un entretien devant une commission de sélection. Ces entretiens se tiendront du 23/10/2024 au 31/10/2024 en présentiel (l'administration peut exceptionnellement recourir au distanciel). Aucun report de date ne sera possible.

Déroulement du recrutement :

Les candidats devront réaliser un test écrit préalable, à distance, qui visera à évaluer leurs compétences techniques. Il durera 30 minutes et devra être finalisé et nous être renvoyé, au plus tard, la veille de l'entretien, à 18:00.

L'entretien de sélection se tiendra devant une commission de sélection qui aura pris connaissance du test. Il durera 45 minutes environ et visera à analyser les compétences professionnelles en rapport avec les exigences de la fonction, la connaissance de notre administration ainsi que la motivation, les intérêts et affinités avec le domaine d'activité. 

 

Certaines questions de l'entretien sont formulées selon la méthode STAR. La méthode STAR est une technique d'entretien comportemental semi-structurée, où STAR signifie Situation, Tâche, Action et Résultat. Il vous est demandé pour chaque compétence, de décrire une situation (professionnelle) que vous avez vécue. Ensuite, vous êtes invité à développer les tâches, votre rôle et les actions que vous avez prises dans cette situation. Enfin, il vous est demandé de décrire le résultat final obtenu.

Si vous êtes porteur d'un handicap et que vous avez besoin de certains aménagements pour pouvoir participer à la procédure de sélection, vous pouvez prendre contact avant le 12/10/2024 avec Madame Tiffany Pauwels soit par mail via jobs@vivalis.brussels, soit par téléphone 02/552 01 11. Les candidatures envoyées à cette adresse mail ne seront pas prises en considération.

Les données à caractère personnel transmises via Softgarden dans le cadre de cette annonce ont pour unique finalité de procéder au recrutement de l’emploi décrit ci-dessus. Elles ne seront traitées que pour la présente annonce et ne seront en aucun cas transmises à des tiers. Softgarden ne conserverais donc ces données que le temps nécessaire au traitement de ce recrutement. Pour toute question concernant la protection des données et en cas de souhait d'exercice de votre droit d'accès à vos données, de rectification ou d'opposition, n’hésitez pas à prendre contact avec la personne déléguée à la protection des données à l’adresse : dataprotection@vivalis.brussels. Les candidatures envoyées à cette adresse mail ne seront pas prises en considération